Forbered deg på det uventede
Hvordan kan du forberede deg på uventede utfall – før – du setter en beslutning ut i livet? I denne artikkelen forteller jeg hvordan vi kan vi bli konkrete når vi skal beskrive hva som kan skje med beslutningene våre med en metode som kalles «pre mortem».
Psykologen Gary Klein foreslo en metode han kaller «pre mortem» for å teste beslutninger. En post mortem-analyse begynner jo etter døden og spør: Hva forårsaket døden? I en pre mortem, derimot, forestiller vi oss den fremtidige «døden» for en beslutning om et prosjekt, for eksempel, og vi spør oss: Hva tok livet av det? Du kan bruke metoden både alene og i en gruppe, men la oss nå tenke at du og teamet ditt kjører en pre mortem-analyse. Da vil det kunne se omtrent slik ut. Dere starter med å anta en mørk og dyster fremtid for prosjektet:
«Ok, folkens, nå er det 12 måneder frem i tid og prosjektet vårt ble en fiasko. Hvorfor skar det seg? Hvorfor gikk det så elendig?»
Så tar alle i teamet noen minutter for seg selv og skriver ned alle tenkelige grunner til at prosjektet skar seg. Deretter ber du hver enkelt dele en og en grunn til fiaskoen – helt til alle ideene er ute av hatten. Når alle truslene har kommet til overflaten, kan dere som er med i prosjektet begynne å forberede dere på hvordan dere vil møte de viktigste negative scenariene.
Å forvente problemer og konkretisere dem på denne måten hjelper oss å mestre dem. I boken En God Beslutning ortalte jeg om Anne som forberedte seg på det hun forventet ville bli en svært betent og vanskelig samtale med kollegaen Petter. Anne og jeg testet denne metoden sammen. Først gikk vi gjennom det kommende møtet og skrev ned alle temaer Anne ville ta opp med Petter. Så forestilte vi oss at møtet allerede var gjennomført og at vi «evaluerte» det som hadde skjedd. Vi gikk igjennom hvert enkelt tema og spurte oss:
«Hva gikk dårlig på dette punktet? Hvorfor skar det seg? Hvordan taklet Petter det? Hvordan taklet jeg det?»
Da Anne senere gjennomførte selve møtet, gikk det bedre enn hun hadde ventet. Hun forteller at pre mortem-teknikken gjorde forventningene til Petters reaksjoner, og hennes egne, langt mer konkrete. Derfor var hun bedre mentalt og praktisk forberedt på å mestre reaksjonene enn hun ellers ville vært.
Men det er ikke bare de dårlige utfallene som skaper utfordringer. Mange organisasjoner blir tatt på senga av uventet fremgang også. Noen finner ut for sent at de mangler folk, kompetanse, finansiering, rett logistikk eller samarbeidspartnere som setter dem i stand til å øke kapasiteten. Resultatet er at de ikke klarer å utnytte mulighetene i den nye situasjonen. Vi kan imidlertid bruke etterpåklokskap på forhånd-teknikken til å planlegge for uventet suksess også. Vi må kikke i «før- seieren-grøfta». I stedet for en pre mortem-analyse snur vi på flisa og tenker: Hva skjer i beste fall?. Siden den andre het pre mortem, kan vi kalle denne en «pre parade» eller en seierspaade. Vi ser for oss en lysende fremtid og spør oss om dette:
«Det er et år frem i tid. Beslutningen gikk over all forventning og vi er helter. Er vi klare til å håndtere fremgangen? Hva har skjedd som vi burde vært forberedt på?»
Igjen ber du teamet å skrive ned alle grunner de kan komme på til at det gikk så bra. Når alle beskrivelser er delt, kan dere begynne å forberede dere på hvordan dere vil møte de viktigste suksess-scenariene ved å svare på spørsmål som:
«Hva trenger vi for å kunne håndtere den situasjonen?»
Jeg anbefaler på det varmeste at du blander «beste fall og verste fall»-tenkningen med «etterpåklokskap-på-forhånd» på denne måten. Det forbereder deg bedre på både motgang og suksess. Og det gir valget ditt en større sjanse for å overleve møtet med virkeligheten.
PRE MORTEM KORT FORKLART
Dette er en praktisk teknikk for risikohåndtering som er nyttig for å identifisere grunner til at ting kan gå galt. Man gjør det ved å tenke «etterpåklokt på forhånd». Slik gjør du:
- Gå litt frem i tid og tenk deg at jobben/prosjektet dere nå planlegger har gått helt fullstendig galt. Noe har skåret seg og fått det verst tenkelige utfall.
- Forsøk nå å svare på: Hva var grunnene til at dette gikk galt? Vær konkret. Finn flere grunner ved å spørre/utfordre resten av teamet.
- Gjenta nå det samme fremgangsmåte, men med positivt fortegn som forklart ovenfor – og gjennomfør en pre-parade.