God intensjon – ræva effekt? Unngå de tre vanligste fellene i kommunikasjon
I møte med ledere ser vi ofte at det ikke er viljen som svikter – men kommunikasjonen. Når intensjon og effekt ikke henger sammen, oppstår misforståelser. Her peker gjesteskribent Kjartan Thormodsæter på tre vanlige feller som gjør at budskapet ikke treffer – og hva du kan gjøre med det.
I kommunikasjon kan det ofte være hensiktsmessig å skille mellom intensjon og effekt. Allerede i studietiden ble jeg introdusert til en lignende, men kanskje enda mer ekstrem variant: «Operasjonen var vellykket. Pasienten døde!»
Det handler ganske enkelt om at vi ofte har (eller ikke har) en plan, men uavhengig om du følger den eller ikke, så kan resultatet av en dialog likevel gå galt. Kommunikasjon er egentlig en ganske enkel prosess, men i praksis oppleves den nok som ganske komplisert. Mange går rundt og klør seg i hodet og tenker: Hva er det jeg gjør feil? Eller kanskje det er mer riktig å si at vi tenker: Hva er egentlig feil med alle andre?
Uansett – det oppstår feil. Folk misforstår. Blir irriterte. Skjønner ikke at ikke den andre skjønner. Og så har vi det gående …
La oss se på en enkel modell over kommunikasjonsprosessen – slik at vi kan forstå hvor det går feil.
Felle nr. 1: Den som skal si noe (sender) har ikke et klart budskap eller et klart mål med samtalen.
Konsekvens: Mottaker blir usikker på hva som er poenget med praten.
Felle nr. 2: Den som skal si noe har et klart budskap, men da vedkommende åpnet munnen, så kom det ut noe helt annet. Noen som kjenner seg igjen?
Konsekvens: Mottaker blir usikker på hva som er poenget med praten.
Felle nr. 3: Den som skal si noe har et klart budskap, og det ble uttalt akkurat som planlagt, men mottaker klarte (likevel) å tolke budskapet feil/annerledes.
Konsekvens: Mottaker blir usikker på hva som er poenget med praten.
Disse tre fellene til sammen er ofte grobunn for en endeløs rekke med misforståelser.
Så hva kan du gjøre for å forhindre dette?
- Du kan sørge for å ikke begå noen av de tre fellene, ved å:
a. Ha en klar plan
b. Øv det inn, slik at det du skal si blir sagt på den måten
c. Se punkt 2 - For å sikre at mottaker forstår din intensjon eller plan, kan sender gjøre en avsjekk:
a. Spør: Hvordan forstod du det jeg sa akkurat nå?
b. Spør: Hva sitter du igjen med fra det jeg sa?
c. Spør: Kan du gjengi med egne ord det du oppfattet at jeg sa? - Hvis du er mottaker av en litt rotete samtale, så gir du en tilbakemelding:
a. Spør: Hva var det du egentlig prøver å fortelle meg?
b. Spør: Kan du være litt mer konkret ift. hva du mener?
c. Spør: Kan du gi meg et eksempel slik at jeg forstår hva du prøver å si?
Avslutningsvis handler det nok mye om å ta kommunikasjon på alvor. Det ER krevende å formidle gode budskap. Men det burde være unødvendig å gjøre de samme feilene om og om igjen. Så hvis du er motivert for å forbedre deg – start med de 3 punktene over.
Kilder:
Gjesteskribent for denne artikkelen er organisasjonspsykolog Kjartan Thormodsæter, leder for organisasjonsutvikling i Norsk Gjenvinning. Han har omfattende erfaring med ledelses- og organisasjonsutvikling i komplekse virksomheter, og kombinerer solid faglig forankring med et skarpt blikk for praktiske løsninger.